Intakeformulieren die data automatisch verwerken in al je systemen

Stop met handmatig informatie overzetten

Een klant vult een intakeformulier in. Vervolgens ga jij of een medewerker handmatig alle informatie overzetten naar het CRM, de projecttool, het dossier in de cloudomgeving en misschien nog een Excel-sheet. Dit proces is niet alleen tijdrovend — het is ook foutgevoelig. Een verkeerd gespeld adres, een gemiste vraag, een vergeten bijlage: kleine fouten die in de praktijk grote gevolgen kunnen hebben.

Hipodo bouwt intakeformulieren die data automatisch verwerken. Zodra een klant het formulier indient, stroomt de informatie direct naar alle relevante systemen — zonder menselijke tussenkomst.

Slimme formulieren die zich aanpassen

We bouwen geen statische PDF's die klanten moeten uitprinten, invullen en scannen. We bouwen dynamische digitale formulieren die:

• Op basis van eerdere antwoorden relevante vervolgvragen tonen (conditional logic)
• Bestandsuploads ondersteunen (foto's, documenten, video's)
• Op elk device optimaal werken — desktop, tablet, mobiel
• Beschikbaar zijn in meerdere talen als je internationale klanten hebt
• Volledig in jouw huisstijl zijn opgemaakt

Automatische dataverwerking

Na indiening van het formulier:

1. Wordt het nieuwe of bestaande contact in je CRM bijgewerkt met alle ingevulde data
2. Worden bestanden automatisch opgeslagen in de juiste map in Google Drive, SharePoint of Dropbox
3. Wordt een Notion-pagina, Trello-kaart of Asana-taak aangemaakt voor het nieuwe project
4. Ontvangt de klant een bevestiging met een samenvatting van wat ze hebben ingevuld
5. Ontvangen de betrokken medewerkers een notificatie met alle relevante informatie

Welke tools gebruiken we?

Afhankelijk van jouw situatie en bestaande tools werken we met:

• Typeform — conversationeel en modern, ideaal voor hogere conversie
• Tally — krachtig, gratis en GDPR-vriendelijk
• JotForm — uitgebreide functies inclusief betalingen en handtekeningen
• HubSpot Forms — ideaal als je HubSpot als CRM gebruikt
• Maatwerk met Next.js/React — voor maximale controle en integratie met je eigen platform

AVG-compliance

Alle formulieren voldoen aan de AVG: heldere toestemmingsverklaring, juiste verwerking van persoonsgegevens en correcte data-opslaglocaties. We helpen je ook met het opstellen of aanpassen van je privacyverklaring als dat nodig is.

Tijdsbesparing in de praktijk

Onze klanten besparen gemiddeld 1 tot 3 uur per nieuwe klant aan handmatig invoerwerk. Voor een bedrijf dat 10 nieuwe klanten per maand onboardt, betekent dat 10 tot 30 uur per maand teruggewonnen tijd — elke maand, jaar na jaar.

Klaar om intakes te automatiseren?

Plan een gratis gesprek. We bespreken welke informatie je van nieuwe klanten nodig hebt, welke systemen je gebruikt en hoe we de flow het slimst kunnen inrichten.