Online afspraken inplannen: jouw agenda vult zich automatisch

De onzichtbare tijdslekker die elke ondernemer kent

Elke dag gaat er kostbare tijd verloren aan het plannen van afspraken. Een mail heen en weer, "werkt dinsdagochtend voor jou?", "nee, maar woensdag?", "de ochtend of middag?", "ik moet even in mijn agenda kijken"… Tien minuten per afspraak, vijf afspraken per dag, vijf dagen per week: dat is meer dan 40 uur per jaar die je besteedt aan agendabeheer in plaats van aan werk dat geld oplevert.

Hipodo automatiseert het volledige boekingsproces. Klanten kiezen zelf een moment uit jouw beschikbare tijdslots, bevestigen de afspraak, ontvangen direct een bevestiging en een agenda-uitnodiging — zonder dat jij ook maar één vinger hoeft uit te steken.

Hoe het werkt

We koppelen een professionele boekingstool aan jouw bestaande agenda. Populaire keuzes die we implementeren en configureren:

• Cal.com — open source, GDPR-vriendelijk, uitstekend voor dienstverleners
• Calendly — breed ondersteund, eenvoudig in gebruik
• Microsoft Bookings — ideaal als je al in het Microsoft-ecosysteem zit
• Acuity Scheduling — krachtig voor salons, therapeuten en coaches
• TidyCal — eenvoudig en betaalbaar voor solo-ondernemers

We zorgen ervoor dat de boekingstool volledig gesynchroniseerd is met jouw agenda (Google Calendar, Outlook/Microsoft 365) — zodat je nooit dubbele boekingen hebt, ook niet als je handmatig afspraken inplant.

Wat we instellen en configureren

Hipodo zorgt voor de complete inrichting:

• Beschikbare tijdslots op basis van jouw werkweek en pauzes
• Buffers voor en na afspraken (zodat je nooit direct van de ene naar de andere vergadering hoeft)
• Minimalistische boekingspagina in jouw huisstijl
• Automatische bevestigingsmail met alle details
• Agenda-uitnodiging (ICS) voor de klant
• Notificatie naar jou via e-mail, sms of Slack
• Koppeling met Zoom, Google Meet of Microsoft Teams voor online afspraken
• Integratie met je CRM (nieuw contact of afspraak wordt automatisch aangemaakt)

Meerdere diensten, meerdere medewerkers

Bied je meerdere diensten aan die elk een andere tijdsduur hebben? Of werk je met meerdere medewerkers die elk hun eigen agenda hebben? Geen probleem. We richten team-boekingspagina's in waarbij klanten eerst de gewenste dienst kiezen en vervolgens de beschikbare tijdslots zien die passen bij de betrokken medewerker.

Integratie op je website

De boekingsknop of het boekingswidget wordt naadloos geïntegreerd op jouw website — als pop-up, als inline widget of als aparte boekingspagina. Geen technisch gehannes voor jou: Hipodo regelt de volledige implementatie inclusief de eventuele aanpassingen aan je website.

24/7 boekbaar — ook buiten kantooruren

Een van de grootste voordelen van online afspraken: klanten kunnen boeken wanneer het hen uitkomt. Zaterdagavond om 22:00 een afspraak inplannen voor volgende week? Dat kan. Jij slaapt terwijl jouw agenda vult. Bedrijven die dit instellen, zien gemiddeld 30–40% van hun nieuwe boekingen binnenkomen buiten reguliere kantooruren.

Wat kost het en hoe snel is het live?

Basisinrichting (één kalender, één dienst, standaard bevestigingsmails) is binnen 3 werkdagen klaar. Een uitgebreidere opzet met meerdere medewerkers, diensten, betaalintegratie en CRM-koppeling duurt doorgaans 1 tot 2 weken. Plan een gratis gesprek om de scope te bepalen en een vaste prijs te ontvangen.